在商务活动或日常经营活动中，为了拓展业务范围或提高企业经营管理效率，企业经常需要派遣员工出差拜访客户、采购大型物料仪器、参加行业沙龙会议等。据统计，差旅成本约占企业总支出1/5，是企业第二大可控成本。随着企业业务规模扩大，差旅费用日益增加，差旅管理变得愈发重要。为了更好管理差旅费用报销，不少企业引入了差旅费用报销系统。本文将具体探讨差旅费用报销常见流程、存在的问题以及如何优化这一过程、差旅费用报销系统的优势等。
差旅费用报销系统常见流程
企业差旅费用报销主要包括以下步骤：
- 员工出差前需要填写出差申请，包括出差时间、地点、出行方式、目的等，并提交领导审批；
- 领导审批通过后，需要自行垫付购买火车/高铁票、飞机票等；或由行政统一订票，代为支付；
- 员工出差结束后，需要在规定时间内提交报销申请，粘贴发票，并附上相关行程单凭证、消费水单等；
- 领导对员工差旅报销单据进行审核；
- 财务对单据进行复核；
- 所有信息审核无误后，出纳遵守“实报实销”的原则，支付报销款项。
差旅费用报销可能存在的问题
尽管差旅费用报销是企业中的日常处理事项，然仍然可能存在不少问题，具体如下：
1. 发票真伪合规难辨：财务部门需要花费大量时间手工核验发票真实性合规性；
2. 可能存在涉税风险：可能会存在虚假发票、敏感发票、逾期发票、红字发票等不合规发票
3. 发票管理难度大：对于企业而言，差旅费用报销涉及大量车票、行程单、餐饮发票、水单等。特别是在数电票大趋势下，财务会计档案管理难度大。
如何解决差旅费用报销问题
针对以上问题，企业可以尝试采用一下策略，来解决差旅费用报销问题：
1. 优化差旅报销流程：企业可以梳理自身人员组织架构、差旅订票标准、报销截止时间，制定明确的报销标准、制度、流程。同时，加强内部监督管理，确保流程可以正常执行落实。
2. 引入差旅费用报销系统：企业可以考虑引入差旅费用报销系统，实现报销流程自动化处理，自动处理报销单据、自动识别车票餐饮票信息。这样不仅可以自动识别发票真实性、合规性，拦截超费用标准发票、逾期发票、超消费类型车票等，提高审批效率，还可以减少设涉税风险。
3. 加强信息沟通：建立有效的信息沟通机制，确保出差人员和财务部门之间的信息对称。例如，通过喜报销系统，出差人员在出差前可以提交出差申请，也可以随时随地上传车票、餐饮票、住宿发票等消费凭证，记录费用信息，防止票据丢失或者破损，也便于财务人员及时核对和处理。
4. 提高员工意识：企业可以加强日常差旅费用报销培训和教育，并进行正负向激励，提高员工对差旅费用管理的重视程度和意识。
5. 引入差旅月结服务：通过与第三方差旅服务商合作，引入预存或者统一月结服务，由双方企业直接公对公转账，财务统一核验发票，帮助企业简化差旅报销流程、降低财务风险、提高审批效率。
如何选择合适的差旅费用报销系统
企业在选择差旅费用报销系统时，需要考虑以下几个方面：
1. 自身需求：企业需要认真评估自身对差旅费用报销系统的需求，并确认必选需求与可选需求。比如出差申请、差旅订票、打车、支付方式、差旅报销、审批等，是否需要同步人员组织架构等。
2. 灵活性：企业需要评估该差旅报销系统是否能够随时适应业务发展变化。
3. 简单易用性：要选择简单易用、便于操作、界面友好的差旅费用报销系统，确保员工能够快速适应使用该系统。
4. 技术运维保障：要认真评估系统供应商的实力，包括客户案例、迭代更新能力、产品维护以及解决使用过程中出现的问题等，选择能够及时响应、提供优质服务的供应商。
5. 多端同步与集成对接：企业要评估报销系统供应商是否支持独立APP、PC端、小程序使用，或是否支持内嵌到其他办公平台，或者是否具备与其他OA、CRM系统的对接能力。
6. 产品效益分析：对于企业而言，要综合考虑差旅报销系统的购买成本、维护成本以及带来的人力成本节约、效率提升等，寻求价格、成本、效益之间的平衡点。
随着数智化技术的不断进步与对高效财务管理需求的增加，对差旅费用报销的精细化管理要求也日益提高，优化费用报销流程、降低差旅成本、提高差旅审批报销效率成为企业恒久课题。如前所述，解决差旅费用报销问题需要从多个方面入手，包括规范财务制度、明确报销流程、加强差旅发票管理、利用差旅报销系统、引入第三方预存月结服务等。通过上述策略，企业可以有效提升差旅费用管理效率、资金利用率和员工满意度，为企业可持续发展提供有力保障。